Beleidsplan


Voetbalclub F.C. TABOR HEVERLEE vzw


Gesticht in 1969




Inhoudsopgave

Tabor  in t’kort
waarom een beleidsplan ?
Hoe is dit beleidsplan tot stand gekomen ?
Profilering
Organisatie
Leden
Vrijwilligers
Activiteiten
Accommodatie
Financien
Sponsors
Communicatie
Technisch beleid


Tabor in’t kort

In 1969 werd onder leiding van Staf Nieuweling de liefhebbers voetbalclub
FC Tabor opgericht. Na enkele jaren werd door het stijgend aantal leden en ter uitbreiding van de bestaande 'veteranen' ploeg een 'eerste' ploeg opgericht. Met wisselend sportief succes (Tabor heeft zowel in derde, tweede als eerste klasse KBLVB gespeeld) is het bestuur FC Tabor er in geslaagd om een hechte, uitgebreide groep van zo'n 75 leden op te bouwen. FC Tabor is dan ook een vereniging waar de focus ligt op het sociale, de Tabor waarden zijn dan ook heilig en de resultaten zijn ondergeschikt aan deze. Iedereen is welkom bij Tabor, over de jaren heen hebben we dan ook qua diversiteit een voorbeeld functie vervuld. Het bestaan van FC Tabor wordt dan ook bepaald door de goodwill van de (bestuurs)leden, het voetballen is onbezoldigd en om financieel de eindjes aan elkaar te kunnen knopen worden de nodige inspanningen tijdens diverse activiteiten gevraagd. Door het betreurde overlijden van onze voorzitter Staf Nieuweling, drong een herziening van het bestuur van FC Tabor zich op. De nieuwe, recent opgerichte   raad van bestuur is dan ook een combinatie van gevestigde Tabor leden en jonge, relatief recent aangesloten leden. Echter hebben zij allen eenzelfde doel, het door Staf opgestarte project verder zetten en de Tabor waarden die door Staf al het allerbelangrijkste beschouwd werden aan te houden. Anderzijds was het nieuwe bestuur er zich ook van bewust dat diverse aanpassingen noodzakelijk waren en dit als doel om de club financieel gezond en bestuurbaar te houden. De zeer recente oprichting van een VZW, het gedetailleerd opstellen van statuten, richtlijnen voor de leden, de hernieuwde aansluiting van de water -en elektriciteitsaansluiting zijn voorbeelden van deze noodzakelijke aanpassingen.

Waarom een beleidsplan?

Een beleidsplan is geen handboek dat op alle vragen een antwoord geeft. Het beleidsplan geeft wel een duidelijke positie / richting op verschillende deelterreinen aan die voetbalclub Tabor in de toekomst wil innemen. Het  beleidsplan is uiteindelijk ook een leidraad voor het handelen van bestuur,  vrijwilligers en leden binnen de vereniging.  Dit  beleidsplan is een document dat vooral aangeeft wat onze doelstellingen zijn voor de periode 2011-2015.
Jaarlijks wordt het beleidsplan geëvalueerd. Zijn we op de juiste weg? Moeten doelstellingen worden bijgesteld?  Deze en andere vragen moeten steeds weer gesteld worden om de continuïteit en de kwaliteit van voetbalclub Tabor ook voor de volgende generaties amateurvoetballers veilig te stellen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering en de bewaking van het beleidsplan.
Het beleidsplan vindt zijn weg naar de leden door het opstellen van een jaarlijks huishoudelijk reglement wat gepubliceerd zal worden en individueel bedeeld.


Hoe is dit beleidsplan tot stand gekomen?

In vroegere tijden kon één enkele man (of enkelingen) een voetbalclub behoorlijk beheren, vandaag is dit quasi onmogelijk (tijdsgebrek, mentaliteitsverandering, etc …)
Subsidieregeling stad Leuven voorziet (in de nabije toekomst) een beleidsplan als één van de criteria
Elk jaar rond Kerstmis herneemt tijdens bestuursvergaderingen de discussie wie wanneer werkt tijdens het jaarlijks steakfeest.
Materiaal werd aangekocht om ons terrein gedeeltelijk zelf te onderhouden.
Doelstellingen veteranen – eerste ploeg zijn verschillend, hierdoor uiteindelijk bijna geen natuurlijke doorstroming
Verdere renovatie terrein en infrastructuur.
Om maximale subsidie te bekomen moet er aan verschillende parameters voldaan worden.
Bij het opsommen van de noden en de doelen werd uitgegaan van een sterkte / zwakte analyse, de visies van de diverse bestuursleden, diverse interne en externe informatiebronnen, beleidsplannen van andere verenigingen, praktische afwegingen maar bovenal een brainstormsessie.

Alvorens het beleid te beschrijven wordt door het bestuur volgende kernvisie geformuleerd:
In onze statuten staat vermeld als missie “De vereniging heeft tot doel het bevorderen van de sportbeoefening in het algemeen en de voetbalsport in het bijzonder. Zij mag eveneens alle activiteiten ondernemen die dit doel kunnen bevorderen. Zij kan in die zin ook, slechts op bijkomende wijze, handelsdaden stellen, fondsen inzamelen, kortom alle activiteiten uitoefenen of laten uitoefenen enkel voor zover de opbrengst hiervan besteed wordt aan het doel waarvoor zij werd opgericht.”
Qua missie voldoet deze beschrijving voldoende, gevoelsmatig past volgende omschrijving minstens even goed:
"In 2011 is voetbalclub Tabor Heverlee  een, zonder meer, gezonde vereniging binnen Groot Leuven voor ieder, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst, geloof of woonplaats met de nadruk op het recreatieve. Er heerst binnen Tabor Heverlee een open, betrokken, taakbewuste, vriendschappelijke en gezellige sfeer, gebruikmakend van een kwalitatief hoogstaande omkadering en een degelijke  infrastructuur die voldoen aan de steeds weer veranderende eisen."  





Profilering

Profilering heeft alles te maken met de uitstraling, het imago dat een vereniging nastreeft en ook uitdraagt. Dit, niet alleen naar de interne achterban, maar zeker ook naar de verschillende externe partijen binnen de leefgemeenschap, de gemeente, de regio, het verbond.
Binnen de gemeenschap wordt voetbalclub Tabor Heverlee gezien als een voetbalclub met een respectabele en goede naam. Nochtans ontbreekt betrokkenheid van de diverse externe partijen, zoals dorpsinwoners, ouders, oud-spelers, sponsoren, lokale overheid, ... Deze partijen kunnen wellicht niet direct, maar wel op termijn een (belangrijke) rol voor voetbalclub Tabor gaan spelen. Verder is voetbalclub Tabor een oergezellige vereniging, waar iedereen zich thuis voelt en waar men op een correcte manier met elkaar omgaat. Het naleven van fatsoensnormen en gedragsregels staat dan ook hoog in het vaandel.
Niet in de laatste plaats dient voetbalclub Tabor een vereniging te zijn met een lage
toetredingsdrempel, waar in principe één ieder terecht kan om te voetballen op zijn niveau.

Doelstellingen: Betrokkenheid van de verschillende externe partners vergroten.
Actiepunten:

  • dorpsbewoners: via flyeren onze activiteiten nog meer aankondigen
  • ouders: vermits we niet al teveel jonge spelers hebben moeilijk
  • oud-spelers: al diegenen die een helpende hand uitsteken, lidkaart als niet spelend lid aanbieden
  • sponsors: uitnodigingen voor de activiteiten blijven ronddelen
  • stad Leuven: via vergaderingen, sportraad en dergelijke




Organisatie

De organisatiestructuur van voetbalclub Tabor Heverlee dient transparant te zijn. Dit ter realisatie van de verschillende beleidsdoelen en ter waarborging van de kwaliteit, in het bijzonder de communicatie. Een goede communicatie is namelijk de voorwaarde voor een goede aansturing en draagt zorg voor de persoonlijke betrokkenheid.

ORGANIGRAM (zie bijlage, nog op te stellen)


Al met al zijn de grote voordelen van deze organisatiestructuur:
- duidelijke aanspreekpunten / verantwoordelijkheden
- duidelijke en korte communicatielijnen, waardoor communicatiebevorderend

Doelstellingen: organigram voor Tabor opstellen en verspreiden
Actiepunten:

  • opstellen organigram
  • verspreiden organigram



Leden

Per september 2011 heeft voetbalclub Tabor   63  actieve leden. In totaal heeft de club  71leden.
Naar organisatorische doelen betekent dit:
- 1 eerste ploeg: competitief in het verbond KBLVB
- 1 veteranenploeg : competitief in het verbond KBLVB

Binnen deze organisatie is het duidelijk dat er gestreefd wordt naar enerzijds een situatie waarin prestatief en anderzijds recreatief voetbal aangeboden wordt. Dit in nauwe overeenstemming met de technische mogelijkheden en de beschikbaarheid.
Per doel streven we dus een groei na om bovenstaande organisatie te kunnen realiseren. Door de continue ledenverdeling binnen de vereniging in de gaten te houden, kunnen we gezien de situatie de prioriteit geven aan of ledenbehoud of leden werving. Rekening houdend met de huidige situatie is het aanwerven van nieuwe en jonge spelers een jaarlijkse noodzakelijkheid en moet de doorstroming eerste ploeg – veteranen zichtbaar vorm krijgen.

Doelstelling:
eerste ploeg: nadruk op prestaties, jaarlijkse versterking
veteranen: nadruk op recreatie, doorstroming van eerste naar vets
Actiepunten:
- jaarlijks inventariseren ledenontwikkeling
- zorg dragen voor ledenbehoud en sfeerbevordering
- opstellen van een ledenwervingplan met de nadruk op jongeren. Veteranenploeg (minimum aan ledenwerving) dient aangevuld te worden met doorstroming vanuit eerste ploeg



Vrijwilligers
Vrijwilligers zijn onmisbaar voor elke (sport)vereniging. Mede doordat er een algemene tendens zichtbaar is dat men het steeds drukker heeft in deze prestatiemaatschappij en daardoor minder tijd vrij kan of wil maken voor vrijwilligerswerkzaamheden, lijkt zich een probleem voor te doen. De individualisering van de maatschappij zal dat alleen maar versterken.
Niet alleen het werven van nieuwe vrijwilligers, maar ook het behouden van de bestaande vrijwilligers is dus van groot belang. Als voorbeeld tijdens het steakfeest oud leden van eerste ploeg en veteranen. Vrijwilligers zijn dus van onschatbare waarde en vaak de motor van de club.
We zullen er voortdurend alles aan moeten blijven doen om deze mensen te motiveren en te
behouden. Dat neemt niet weg dat het vooraf duidelijk zal moeten zijn wat er verlangd wordt van de betreffende vrijwilliger: vrijwillig is namelijk niet vrijblijvend.

Doelstelling: behouden en werven van vrijwilligers (met lidkaart)
Actiepunten:
- periodieke inventarisatie van de benodigde vrijwilligers
- formuleren van de taken met een indicatie van de benodigde tijd
- de juiste mensen op de juiste plaats
- waardering uiten voor de vrijwilligers


Activiteiten

Voetbalclub Tabor organiseert een aantal activiteiten voor het spijzen van de clubkas, haar leden en haar vrijwilligers . Zaak is een duidelijke structuur aan te brengen in de diverse activiteiten. Het voltallig bestuur draagt in principe de volle verantwoordelijkheid voor de diverse activiteiten. Hierbinnen kunnen bestuursleden echter  de hoofdverantwoordelijkheid dragen voor de uitbouw en organisatie van één bepaalde activiteit.
Activiteiten die vandaag deel uitmaken van het jaarprogramma:
- jaarvergadering (eind juli)
- activiteit organisatie veteranen : quiz oktober-november
- Sinterklaasfeest (begin december)
- Steakfeest (begin januari)
- Quiz eerste ploeg (februari)
- Eindejaars -activiteit -souper (mei)

Doelstelling:
Het vinden de juiste mix te tussen de voetbalgebonden activiteiten en de nevenactiviteiten. Binnen de nevenactiviteiten dient en een juiste mix te zijn van activiteiten ter bevordering van de betrokkenheid, de financiële positie en de uitstraling.  We dienen er ons steeds bewust van te zijn dat kwaliteit belangrijker is dan kwantiteit.
Actiepunten:
- opstellen activiteitenkalender
- jaarlijkse evaluatie en beoordeling van het beoogde doel per activiteit





Accommodatie

Sinds de oprichting heeft voetbalclub Tabor haar  sportaccommodatie aan het “bijbelinstituut”. Het complex bestaat  uit 1 voetbalveld, een kantine en een gebouw waarin zich 2 kleedkamers, een scheidsrechterslokaal en een bergruimte bevinden. De gebouwen dateren van halfweg de jaren ‘70 en zijn opgetrokken uit betonnen platen
De accommodatie  voldoet totaal niet meer aan de eisen van deze tijd. Zowel het gebouw met de kleedkamers en de kantine zijn niet alleen verouderd, maar ook de staat van onderhoud is beroerd. De gebouwen dragen absoluut niet bij aan een positief imago voor voetbalclub Tabor. Het voetbalveld is niet verlicht.
Er is dringend behoefte aan een nieuwe kantine als zijnde een ontmoetingsplaats. Een plaats waar leden, vrijwilligers en onze gasten zich kunnen treffen in een gezellige sfeer. Waar zo af en toe activiteiten kunnen worden  georganiseerd. Met andere woorden, een degelijk thuishonk voor voetbalclub Tabor.
Behalve dit sociale aspect van een kantine mag ook worden gesteld dat een nieuwe kantine een positieve impuls kan zijn wat de inkomsten betreft. Tevens is er behoefte aan nieuwe kleedkamers, een scheidsrechterslokaal en een bergruimte. Voordat een besluit tot het investeren in een nieuwe accommodatie genomen kan worden moet eerst
onderzoek gedaan worden naar de haalbaarheid hiervan.  We denken hierbij aan de financiële kant, maar zeker ook aan de praktische en de organisatorische kant. De laatste jaren heeft voetbalclub Tabor het al moeilijk gehad om met de huidige middelen de boel recht te houden, laat staan een intensief project als nieuwbouw aan te gaan.
Als VZW valt voetbalclub Tabor niet rechtstreeks onder de gemeentelijke diensten,
waardoor de voetbalclub financieel op eigen benen staat. De kosten van het onderhoud
van de accommodatie was de laatste paar jaren de grootste uitgavenpost op de begroting. Wij willen het gemeentebestuur van Leuven dan ook overtuigen van het belang om te investeren in de leefbaarheid  de voetbalclub Tabor.
Voetbalclub Tabor beschikt momenteel niet over de geldelijke mogelijkheden om een
dusdanig intensief financieel project alleen te dragen.
Het beheer van onze accommodatie vraagt veel inspanning van het bestuur en de vrijwilligers.
Uiteindelijk is de basis van het voetbalspelletje een grasmat en deze moet kwalitatief van voldoende niveau zijn. Het is daarom ook binnen de voetbalclub zaak hieraan voldoende continuïteit te waarborgen. Wanneer in overleg met de gemeentelijke overheid besloten wordt tot nieuwbouw zal binnen het bestuur een "bouwcommissie" geformeerd worden en afhankelijk van de aanwezige expertise worden aangevuld. Tevens is er dan ook een financiële meerjarenbegroting noodzakelijk.
Doelstelling:
Uiterlijk tegen 2016, in samenwerking met het gemeentebestuur van Leuven, een eigentijdse
accommodatie, die is afgestemd op de doelstellingen van voetbalclub Tabor, de huidige
activiteiten en de door de wet gestelde eisen.

Actiepunten:
- uitwerken en uittekenen van een voorontwerp kantine / kleedkamers
- contact en overleg met het gemeentebestuur Leuven
- opstellen van een accommodatiebeleid waarbij onderhoud en financiën speerpunten zijn
- investeringsplan opstellen op maat van sommige aanwezige leden , mogelijk investeerders


Financiën

Voetbalclub Tabor zijn financieel plaatje verschilt niet veel van andere zelfbedruipende clubs. De kosten stijgen, maar de inkomsten groeien niet of nauwelijks. Hoewel het eigen vermogen positief is, is de voetbalclub amper in staat om extra te reserveren en gelden uit te geven aan het opwaarderen van de accommodatie.Aangezien het de wens is om een nieuwe kantine / kleedkamers te realiseren is het noodzakelijk dat er een financieel meerjarenplan wordt opgesteld. Dit plan dient ondermeer de geplande investeringen, inkomsten en uitgaven te bevatten. De haalbaarheid van een nieuwe kantine / kleedkamers moet uit dit meerjarenplan blijken.
Voor de extra investeringen zal een beroep moeten gedaan worden op het gemeentebestuur van Leuven waardoor goede contacten met het gemeentebestuur noodzakelijk zijn.
Doelstellingen:
- financieel gezonde voetbalclub, gericht op groei (zonder contributie)
- financiële planning op lange termijn
- transparante en professionele financiële processen
- financiële haalbaarheidsstudie kantine / kleedkamers
Actiepunten:
- evalueren en opnieuw vastleggen financiële processen
-( het in stand houden van het "contributievrij"-beleid)
- opstellen meerjarenplan, gebaseerd op investeringen, inkomsten en uitgaven
- transparant budgetbeheer
- nauwe samenwerking met het gemeentebestuur Leuven


Sponsors

Sponsoropbrengsten zijn een belangrijke bron van inkomsten voor voetbalclub Tabor.
Hoewel het aantal sponsoren al redelijk is, blijven wij ons richten op  vergroting van dit aantal.
Daarvoor dienen we in de eerste plaats onze huidige sponsoren te behouden en hun betrokkenheid
met voetbalclub Tabor te vergroten.
Mogelijkheden tot sponsoring voetbalclub Tabor:
- middels kleding / materiaal (uitrusting, trainingspakken, tassen, ...
- middels advertenties (affiche activiteiten)
- ……
-…….

Doelstellingen:
- duidelijkheid in afspraken / contracten, rechten en plichten voor sponsoren en club
- betrokkenheid van sponsoren bij de club vergroten
- behouden huidige sponsoren
- aantrekken van nieuwe sponsoren
Actiepunten:
- maken van en goed en aantrekkelijk sponsorplan
- afspraken met sponsoren vastleggen in overeenkomsten en deze gestructureerd archiveren
- sponsoren uitnodigen op activiteiten
- sponsoren op de hoogte houden van de ontwikkelingen binnen de club



Communicatie

Communicatie binnen voetbalclub Tabor moet gericht zijn op het bevorderen van de
betrokkenheid en de motivatie met als doel te informeren.
Dit is mogelijk via:
- interne communicatie
- externe communicatie
Het belang van interne communicatie
Interne communicatie bevordert en stimuleert de verbondenheid en de samenhang binnen de club en voorkomt onduidelijkheid over beleid en aanpak als ook irritatie of demotivatie bij de leden. Gerichte, heldere en actuele informatie leidt tot enthousiasme en betrokkenheid bij spelers, vrijwilligers. Mensen voelen zich serieus genomen.
Het belang van externe communicatie
Externe communicatie is de formele communicatie tussen sponsoren, andere verenigingen,
KBLVB, de gemeente, omwonenden en andere belanghebbenden. Door deze communicatie te verzorgen en op punt te houden bereik je dat je als club serieus wordt genomen. Het bepaalt in hoge mate ook het imago van de club.  Het is dan ook mee van belang bij het op lange
termijn leefbaar houden van voetbalclub Tabor. Een club die als actief en goeddraaiend
bekend staat lukt het ook beter om nieuwe leden aan zich te binden. Ook voor de eigen aanhang is externe communicatie niet te onderschatten: een club die via de website als ook via de reguliere media communiceert zorgt voor meer vertrouwen bij de achterban. Dit is ook belangrijk voor het werven en behouden van sponsoren en bij het overleg met het gemeentebestuur.
Primair informatie-uithangbord
Gelet op de hedendaagse alom ingeburgerde digitale manier van communiceren zal het operationeel hebben van een degelijke en goed gestructureerde website als informatie-uithangbord onontbeerlijk zijn. Dit informatie-uithangbord zal dan ook het primaire uithangbord voor voetbalclub Tabor gaan worden.
Enkel aandachtspunten voor dit primair informatie-uithangbord
- info, contact, organigram, bereikbaarheid, structuur
- wedstrijdschema's
- uitslagen, rangschikking en actuele verslagen
- evenementen en activiteiten
- statistieken
... -
Daarbij moet gestreefd worden dit uithangbord altijd up-to-date te hebben en te houden door een webverantwoordelijke die bijgestaan wordt door een (redactie)verantwoordelijke van elke ploeg binnen voetbalclub Tabor. De huidige website is gemoderniseerd .
Binnen voetbalclub Tabor moet wel het besef leven dat communicatie vooral iets is van en
voor ons allen. Dat betekent dat het aandragen van foto's, korte nieuwsflitsen, nieuwe sponsoren, wedstrijdverslagen, informatie over aardige voorvallen, activiteiten, ideeën voor stukjes op de website of andere publicaties met name ook van anderen dan de webverantwoordelijken moet komen

Doestelling: optimaliseren van interne en externe communicatie

Actiepunten:

  • eerste en veteranen wekelijks de site updaten
  • organigram, werking van tabor  en dergelijke items op de site
  • eventueel facebookpagina aanmaken

Theme by Danetsoft and Danang Probo Sayekti inspired by Maksimer